Hiện Trung tâm em đang làm một số đề tài của Tỉnh do Sở Khoa học quản lý. Với mỗi đề tài, về kinh phý thì Sở sẽ chuyển tiền cho Trung tâm em thành nhiều đợt. Nhưng đợt cuối cùng thì Sở sẽ cấp cho Trung tâm sau khi đã báo cáo quyết toán, kiểm tra xong chứng từ (khâu kiểm tra này cũng khá lâu, vì có khi bên Sở cần bổ sung thêm chứng từ, chúng em phải bổ sung cũng lâu, rồi sau khi nộp lại lại phát hiện ra nhiều chứng từ khác cần bổ sung thêm nữa,...). Vậy tức là bên em phải giải ngân trước rồi mới lấy tiền tiếp được. Rắc rối của chúng em nằm ở chỗ này, nhất là đối với những đề tài quyết toán vào cuối năm. Kế toán thì nói là không được sài lố tiền trong năm vì nhà nước thì không cho phép làm như vậy, nếu là tư nhân thì mới làm được. Vậy là coi như đề tài của chúng em làm phải gác sang năm sau. Em không phải là dân kế toán mà là dân làm đề tài thôi, nhưng mà khi giải ngân thì thấy phức tạp như vậy. Nhờ Anh phụng giải thích cho em xem mình có cách nào mà giải ngân lố tiền trong năm được ko?

Với các khoản chi tiêu của các đơn vị thụ hưởng knh phí NSNN, trong đó có các đề tài như Bạn nêu trong thư hỏi thì không có quy trình nào khác ngoài việc tạm ứng và thanh toán sau khi đã được quyết toán.

Các đề tài hoàn thành sớm trước khi kết thúc năm thì cũng có thể được quyết toán và thanh toán gọn trong năm sau, không nhất thiết phải chuyển sang năm sau.

Chỉ có điều thực tế thường xảy ra là trong năm đủng đỉnh, cuối năm nhiều việc và hầu như nhiều đề tài phải chuyển sang năm sau. Những người làm đề tài lại không hiểu hết quy trình và các chứng từ liên quan đến nội dung được chi của đề tài.

Các tốt nhất là Bạn nhờ các đồng nghiệp làm kế toán hướng dẫn cho Bạn hiểu được các chứng từ nào cần phải có đối với từng khoản chi, thế nào là hợp lệ, hợp pháp (đương nhiên mua hàng hoá dịch vụ bên ngoài cho đề tài thì phải có hoá đơn rồi), hiểu được nội dung thuyết minh các công việc đã thực hiện ứng với kinh phí đề tài được bảo đảm.

Trong rất nhiều trường hợp những người làm đề tài phải tự ứng trước tiền của mình cho các khoản chi phát sinh rồi sau này mới được thanh toán (ví dụ, bạn thuê người dân làm việc khảo sát, đo đạc, trông coi đồng ruộng thí nghiệm, tiền trả công phải tự ứng trước để trả cho người giúp bạn).