Bà Phạm Thị Quyên - Phó Trưởng phòng Thanh tra 3, Thanh tra Kiểm toán Nhà nước

PV: Thưa bà, có người cho rằng nếu bán hàng là để kiếm tiền thì kế toán là để giữ tiền. Kiếm được bao nhiêu tiền không quan trọng bằng giữ được bao nhiêu tiền… Vậy cơ sở nào để nhận định như trên, bà có thể phân tích làm rõ hơn nội dung này?

Bà Phạm Thị Quyên: Khi con người làm việc, doanh nghiệp hoạt động thì dòng tiền cũng sẽ luân chuyển theo (hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản, nợ…). Thậm chí, khi con người ngừng làm việc thì dòng tiền cũng vẫn đang luân chuyển (lãi tiền vay, hao mòn tài sản, thuê nhà, lương nhân viên…).

Tiền là "mạch máu" chảy trong "huyết quản" của doanh nghiệp. Còn tiền doanh nghiệp còn hoạt động, hết tiền doanh nghiệp chẳng những hết hoạt động mà còn đứng trước nguy cơ phá sản, nợ nần chống chất, hệ lụy pháp lý, ảnh hưởng nghiêm trọng đến cuộc sống cá nhân và gia đình.

Có thể nói, trong kinh doanh điều quan trọng nhất đối với sự sống còn của doanh nghiệp chính là dòng tiền. Ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu tư thì chưa bán hàng; khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn kinh doanh, doanh nghiệp nhất định phải bán được hàng thì mới có cơ hội sống và phát triển.

Thực tế cho thấy, doanh nghiệp trước khi bán được hàng thì đã phải bỏ ra rất nhiều tiền để chuẩn bị cho công việc kinh doanh như: nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm, thuê mặt bằng, mua sắm tài sản công cụ dụng cụ, thuê nhân viên, tiếp khách, hội thảo, PR, marketing… Tôi vẫn thường nói vui rằng: “doanh nghiệp phải bỏ tiền ra mua khách hàng trước khi khách hàng mua hàng của doanh nghiệp”.

Như vậy, sau khi bán được hàng thì đồng tiền doanh nghiệp thu được từ doanh thu bán hàng, trước hết phải có nghĩa vụ bù đắp chi phí đã bỏ ra, trả nợ vay, trả tiền mua hàng, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (thuế), mang lợi ích cho cổ đông hay thành viên góp vốn.

Nhìn vào phép tính trừ này chúng ta thấy, doanh nghiệp muốn tăng lợi nhuận thì cần tìm cách để tăng doanh thu, giảm chi phí; hoặc doanh thu không tăng thì phải tìm cách tiết giảm chi phí; hoặc cùng tăng doanh thu, tăng chi phí nhưng tốc độ tăng doanh thu phải lớn hơn tốc độ tăng chi phí.

Như vậy chúng ta có thể khẳng định rằng, nếu nói bán hàng là để kiếm tiền thì kế toán là để giữ tiền. Kiếm được bao nhiêu tiền không quan trọng bằng giữ được bao nhiêu tiền.

PV: Vậy bà có thể cung cấp thêm thông tin về thực trạng đang phổ biến ở doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ và vừa với hậu quả khi để mất kiểm soát kế toán của chủ doanh nghiệp cũng như hệ lụy của nó trong quản lý kinh tế hiện nay?

Bà Phạm Thị Quyên: Một số nhà kinh tế học cho rằng, kế toán là nghệ thuật ghi chép, là ngôn ngữ kinh doanh, công cụ quản lý. Theo tôi, kế toán vừa là phương tiện cung cấp thông tin kinh tế cho những người có liên quan, vừa là cơ sở dữ liệu cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hầu hết chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay chưa hiểu được hết vị trí vai trò của kế toán trong doanh nghiệp và ngại hiểu về kế toán dẫn đến đang bị mất kiểm soát kế toán.

Mọi ghi chép trong doanh nghiệp hầu như chủ doanh nghiệp đều giao phó cho kế toán muốn làm gì thì làm. Thậm chí có những chủ doanh nghiệp đã phải trả đến ba lần lương cho công việc kế toán (một lần cho kê khai thuê hàng tháng, một lần cho làm báo cáo tài chính cuối năm để nộp cho cơ quan thuế, một lần cho việc thuê dịch vụ soát xét báo cáo tài chính chuẩn bị cho thanh tra, kiểm tra thuế)… Tuy nhiên, họ vẫn không yên tâm với sổ sách kế toán và luôn trong trạng thái lo sợ bị phạt, không có số liệu làm cơ sở tin cậy việc ra quyết định kinh doanh. Việc ra quyết định kinh doanh chủ yếu vẫn dựa vào khả năng tính nhẩm, ang áng của chủ doanh nghiệp.

Kế toán thuế thì làm dịch vụ nên không sát với thực tế của doanh nghiệp. Kế toán quản trị (kế toán nội bộ) thì làm kiểu sổ chợ cũng không có hoặc có rất ít giá trị cho mục đích quản trị ra quyết định kinh doanh.

Về hậu quả khi chủ doanh nghiệp mất kiểm soát kế toán cũng như hệ lụy của nó trong quản lý kinh tế thì rất nhiều, nhưng tôi tóm tắt một số điểm cơ bản sau:

Về kinh tế: gây tốn kém chi phí cho bộ phận kế toán (có doanh nghiệp trả tới 3 lần phí cho công việc kế toán như đã nêu trên) mà không hiệu quả; không kiểm soát được thất thoát, lãng phí chi phí; mất kiểm soát tồn kho, công nợ dẫn đến đứt gãy dòng tiền, mất khả năng thanh toán; không đánh giá được chính xác hiệu quả kinh doanh.

Về văn hóa: tạo thành thói quen chi tiêu vô tội vạ; khi xung đột xảy trong trường hợp cần xử lý bằng số liệu thì không có cơ sở dữ liệu chính xác làm căn cứ xử lý; dễ tạo cơ hội cho nhân sự vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Số liệu không minh bạch rõ ràng dễ dẫn đến môi trường làm việc bằng mặt không bằng lòng, nghi hoặc.

Rủi ro về quan hệ với các đối tác, cổ đông, thành viên góp vốn: khi cần chứng minh năng lực tài chính để vay vốn ngân hàng thì không có số liệu để chứng minh, hoặc có nhưng thiếu thuyết phục; khi cần giải thích các thông tin tài chính về kết quả kinh doanh với cổ đông, thành viên góp vốn thì không có cơ sở số liệu để phân tích chứng minh, hoặc nếu có thì không đầy đủ về thiếu tính thuyết phục; khi cần chứng minh năng lực với nhà đầu tư để kêu gọi vốn thì không có cơ sở dữ liệu, hoặc có nhưng không đủ thuyết phục.

Rủi ro pháp lý, nguy cơ rủi ro về thuế, hóa đơn, bảo hiểm xã hội. Rủi ro pháp lý về thuế do việc ghi chép không kịp thời, đầy đủ. Rủi ro về hóa đơn do việc viết hóa đơn không đúng thời điểm.

Rủi ro về bảo hiểm xã hội đó là việc mất kiểm soát về kế toán dễ dẫn đến tính trạng thiếu cơ sở dữ liệu ra quyết định kinh doanh như chính sách giá, bán hàng.

Ảnh: minh họa

PV: Để khắc phục, chấn chỉnh, phòng ngừa rủi ro, các doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần phải nhận thức, hành động như thế nào trong hoạt động quản lý, phòng vệ, phát triển doanh nghiệp phát triển bền vững?

Bà Phạm Thị Quyên: Nói về góc độ tăng doanh thu, để tăng được doanh thu thì cần phải rất nhiều công việc cần phải phân tích tính toán tỉ mỉ, kỹ lưỡng trước khi quyết định thực hiện. Ví dụ như: nghiên cứu phân tích đánh giá nhu cầu khách hàng, sản phẩm, chiến lược truyền thông PR, marketing, nhân sự, địa điểm, kênh… mà mỗi công việc phát sinh đều kèm theo điều kiện về chi phí.

Nói về góc độ chi phí, trong thực tế kinh doanh luôn luôn song hành đồng thời 3 loại chi phí, đó là: chi phí thực; lãng phí; thất thoát. Trong đó rất nhiều chủ doanh nghiệp chưa phân tích đánh giá được 3 loại chi phí này, đặc biệt là lãng phí, thất thoát nó tựa như mưa dầm cứ hàng ngày bào mòn đi nguồn lực của doanh nghiệp mà họ không hề biết, hoặc chỉ biết ở mức độ loáng thoáng rồi tặc lưỡi cho qua.

Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp hiện đang tập trung mọi nguồn lực cho việc làm thế nào để bán được hàng mà chưa dành sự quan tâm xứng đáng cho việc tính toán cân đối thu, chi. Thậm chí việc cân đối thu, chi thường tính toán theo kiểu ang áng, tính nhẩm, tính cua trong lỗ và chi tiêu vô tội vạ không có kế hoạch, cứ thấy có tiền là chi mà không quan tâm đến nghĩa vụ của mỗi đồng tiền thu được từ kinh doanh gồm những gì; lấy vốn ngắn hạn đầu tư cho dài hạn dẫn đến mất khả năng thanh khoản. Hầu hết những chủ doanh nghiệp bị phá sản đều thu, chi tiền cũng như ghi chép thu chi không có nguyên tắc.

Như vậy, doanh nghiệp dù doanh thu ít hay nhiều và bao nhiêu đi nữa thì một nguyên tắc bất di bất dịch đó là luôn phải đảm bảo cân đối thu, chi mọi lúc mọi nơi và bất kỳ tình huống mất cân đối thu, chi nào xảy ra thì phải ngay lập tức tìm cách bù đắp để đảm bảo đủ dòng tiền cho doanh nghiệp hoạt động liên tục.

Để làm được điều này thì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp làm cho đồng tiền trong doanh nghiệp cũng phải luân chuyển theo đều phải được ghi lại một cách thường xuyên, liên tục, chính xác, tỷ mỷ, kịp thời; mọi biến động thu chi phải được thể hiện bằng con số. Vì con số phản ánh thực chất mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Vì vậy, để khắc phục, chấn chỉnh, phòng ngừa rủi ro trong lĩnh vực này, các doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình những kỹ năng, kiến thức cụ thể trong quản lý, bảo tồn, phát triển doanh nghiệp để phát triển bền vững.

PV: Xin cảm ơn bà!