Cắt giảm thủ tục, tạo thuận lợi ngay từ khâu giao dịch

Đối với đơn vị sử dụng ngân sách, một thủ tục được cải cách có ý nghĩa thiết thực khi hồ sơ phải chuẩn bị ít hơn, quy trình dễ thực hiện hơn và thời gian chờ thanh toán được rút ngắn. Đây cũng chính là hướng đi được Kho bạc Nhà nước (KBNN) tập trung trong quá trình hoàn thiện cơ chế, chuẩn hóa nghiệp vụ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin.

Một thay đổi quan trọng là việc Chính phủ ban hành Nghị định số 347/2025/NĐ-CP quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực KBNN, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, thay thế Nghị định số 11/2020/NĐ-CP. Quy định mới tinh gọn hệ thống thủ tục, đồng thời đặt việc thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử làm phương thức chủ yếu, tạo cơ sở pháp lý cho đổi mới quy trình giao dịch.

Kho bạc nhà nước đang cụ thể hóa cải cách trong từng giao dịch. Ảnh minh họa: Đức Thanh

Trong thanh toán chi thường xuyên, đã có 21 trong tổng số 25 thành phần hồ sơ được cắt giảm, đơn giản hóa, tương đương 84%. Do đó, thay vì phải gửi nhiều loại giấy tờ như trước, đơn vị sử dụng ngân sách chủ yếu cung cấp các hồ sơ cốt lõi theo quy định, như văn bản phê duyệt dự toán, chứng từ chuyển tiền và những giấy tờ liên quan tùy từng nghiệp vụ. Thời gian giải quyết thủ tục thanh toán chi thường xuyên tại KBNN được rút từ 2 ngày làm việc xuống còn 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Đối với thanh toán vốn đầu tư công, Nghị định số 254/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công đã góp phần đơn giản hóa hồ sơ, chuẩn hóa biểu mẫu và làm rõ trách nhiệm của chủ đầu tư, ban quản lý dự án. Việc giảm những giấy tờ, thông tin trùng lặp giúp KBNN tập trung vào các tài liệu cần thiết cho từng nghiệp vụ, đồng thời tăng tính chủ động và trách nhiệm đối với hồ sơ đề nghị thanh toán.

Đáng chú ý, cải cách thủ tục hành chính được KBNN thực hiện song song với mở rộng dịch vụ công trực tuyến. Theo đó, các đơn vị sử dụng ngân sách có thể gửi hồ sơ điện tử, theo dõi quá trình xử lý và nhận kết quả trên hệ thống, giảm nhu cầu đến trực tiếp trụ sở Kho bạc đối với những giao dịch có thể thực hiện trực tuyến. Khi hồ sơ được xử lý trên môi trường điện tử, việc tiếp nhận, luân chuyển và tra cứu cũng có điều kiện thống nhất hơn giữa các khâu.

Tuy nhiên, giảm giấy tờ hay đưa thủ tục lên mạng mới chỉ là một phần của cải cách. Điều quan trọng là quy trình phải dễ hiểu, yêu cầu hồ sơ được hướng dẫn rõ và những thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu cần được khai thác, hạn chế yêu cầu đơn vị kê khai nhiều lần. Do đó, KBNN đang tiếp tục rà soát biểu mẫu, quy trình nghiệp vụ, đồng thời nâng cấp các hệ thống phục vụ thu, chi ngân sách và kế toán nhà nước.

Cụ thể hóa cải cách trong từng giao dịch

Trên cơ sở các quy định, quy trình chung, các KBNN khu vực đã triển khai cải cách phù hợp với hoạt động thực tế, từ tổ chức tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn đơn vị sử dụng ngân sách đến ứng dụng chữ ký số, văn bản điện tử và hỗ trợ kỹ thuật.

Tại KBNN khu vực VI, kế hoạch cải cách được xây dựng thành 6 nhóm với 22 nhiệm vụ. Đơn vị tiếp tục rà soát thành phần hồ sơ, biểu mẫu và đề xuất cắt giảm những trường thông tin không cần thiết hoặc có thể khai thác từ các cơ sở dữ liệu hiện có. Việc sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số và quản lý hồ sơ trên môi trường mạng cũng được duy trì nhằm hạn chế giấy tờ trong quá trình xử lý công việc.

Đơn vị đồng thời hướng tới tổ chức giao dịch theo cơ chế một cửa, một đầu mối tiếp nhận và xử lý; tiếp tục bổ sung các tính năng dịch vụ công trực tuyến, phấn đấu để hồ sơ đủ điều kiện được gửi và trả kết quả qua hệ thống. Cùng với đó, việc mở rộng thanh toán tự động các khoản chi định kỳ như điện, nước, viễn thông được xác định là một trong những nhiệm vụ tiếp tục triển khai. Những điều chỉnh về quy trình chỉ phát huy hiệu quả khi đơn vị giao dịch biết rõ cần thực hiện những bước nào và có thể hoàn tất công việc mà không phải đi lại hoặc bổ sung thông tin nhiều lần.

Ở các khu vực khác, số liệu hồ sơ cho thấy giao dịch trực tuyến đã trở thành phương thức chủ yếu. Trong 9 tháng năm 2026, KBNN khu vực VII tiếp nhận và giải quyết 1.216.813 hồ sơ, trong đó 1.165.182 hồ sơ được thực hiện qua dịch vụ công trực tuyến. Tại KBNN khu vực XI, có 973.760 trong tổng số 974.046 hồ sơ được giải quyết đúng hạn hoặc trước hạn, đạt 99,97%. Còn tại KBNN khu vực XIX, riêng trong quý III vừa qua đơn vị đã tiếp nhận 577.275 hồ sơ và giải quyết đúng hạn 577.274 hồ sơ.

Kết quả tại các KBNN khu vực cho thấy khối lượng công việc lớn có thể được xử lý chủ yếu trên môi trường điện tử, đồng thời duy trì tiến độ giải quyết hồ sơ. Dù vậy, chất lượng phục vụ không chỉ được đánh giá qua tỷ lệ đúng hạn; khả năng hướng dẫn rõ ràng, hỗ trợ kịp thời và giúp đơn vị thực hiện đúng quy trình cũng là những yếu tố cần được duy trì.

Không dừng lại ở đó, việc thực hiện cải cách các thủ tục còn được thể hiện ở việc thay đổi cách xử lý các khoản thanh toán có tính chất thường xuyên. Đơn cử KBNN khu vực XIX đã triển khai thanh toán tiền lương, các khoản chi cho cá nhân qua tài khoản và trao đổi danh sách người hưởng thông qua Cổng trao đổi dữ liệu; đồng thời tiếp tục thực hiện thanh toán tự động tiền điện, nước và viễn thông giúp đơn vị sử dụng ngân sách giảm bớt thao tác lặp lại trong mỗi kỳ thanh toán.

Từ thực tế triển khai ở các KBNN khu vực có thể thấy, cải cách không dừng ở việc phổ biến quy định mới. Các đơn vị phải chuyển những yêu cầu chung thành quy trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả cụ thể; duy trì hệ thống công nghệ, hướng dẫn người dùng và rà soát những khâu còn có thể đơn giản hóa. Đây là mắt xích quan trọng để những thay đổi về thủ tục, biểu mẫu và công nghệ đến được với đơn vị sử dụng ngân sách trong công việc hàng ngày.

Theo báo cáo của KBNN, toàn hệ thống đang tiếp tục triển khai các nhiệm vụ thuộc chương trình cải cách và chiến lược phát triển đến năm 2030 từ hoàn thiện thể chế, đơn giản hóa thủ tục đến nâng cấp hệ thống nghiệp vụ và phát triển hạ tầng số. Trong đó, việc xây dựng Hệ thống thông tin ngân sách và kế toán nhà nước số (VDBAS) tiếp tục được chuẩn bị. Chủ trương điều chỉnh dự án đầu tư đã được phê duyệt tại Quyết định số 2021/QĐ-BTC ngày 28/7/2026; các hồ sơ tiếp theo đang được rà soát, hoàn thiện để thực hiện thủ tục đầu tư và lựa chọn nhà thầu.

Từ nay đến cuối năm, KBNN đang tiếp tục tập trung đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, hoàn thiện quy trình thanh toán và mở rộng các hình thức tự động hóa phù hợp. Cùng với tiến độ triển khai, yêu cầu đặt ra là bảo đảm quy trình vận hành thống nhất, dữ liệu được kết nối thông suốt và cán bộ tại các đơn vị có đủ điều kiện hỗ trợ người giao dịch.