Các khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Theo Nghị định số 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ, người nộp thuế là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được giảm trừ một số khoản chi thiết yếu cho bản thân và người phụ thuộc trước khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Chính sách này mang ý nghĩa thiết thực, góp phần hỗ trợ người lao động giảm bớt gánh nặng tài chính trong bối cảnh chi phí sinh hoạt, y tế và giáo dục không ngừng gia tăng.

Theo hướng dẫn của Thuế TP. Hà Nội, đối với chi phí khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở y tế trong nước thuộc phạm vi danh mục do bảo hiểm y tế chi trả, tổng mức giảm trừ tối đa không quá 23 triệu đồng mỗi năm.

Sửa đổi Luật Chứng khoán hướng tới tháo gỡ vướng mắc, tạo thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp và nhà đầu tư. Ảnh: Đức Thanh

Đối với chi phí giáo dục và đào tạo tại các cơ sở trong nước, tổng mức giảm trừ tối đa không quá 24 triệu đồng mỗi năm. Khoản chi này bao gồm tiền học phí giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học theo quy định của pháp luật về giáo dục, cùng các khoản chi học kỹ năng chuyên môn khác tại cơ sở giáo dục, đào tạo hợp pháp. Việc mở rộng phạm vi này tạo điều kiện thuận lợi để người lao động đầu tư nâng cao trình độ tri thức và tay nghề.

Cũng theo hướng dẫn của Thuế TP. Hà Nội, để được giảm trừ, người nộp thuế bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và nguồn chi trả. Việc tuân thủ các điều kiện này là yếu tố quyết định để quyền lợi về thuế của người dân được đảm bảo hợp pháp.

Thứ nhất, mọi khoản chi đề nghị giảm trừ đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Riêng đối với chi phí y tế, ngoài hóa đơn, chứng từ thanh toán, người nộp thuế còn phải có Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh được lập theo đúng mẫu quy định của Bộ Y tế. Tất cả hóa đơn, chứng từ này phải thể hiện chính xác thông tin định danh của người nộp thuế, hoặc người phụ thuộc của người nộp thuế.

Thứ hai, khoản chi phí đề nghị giảm trừ không được chi trả từ các nguồn tài chính khác. Cụ thể, các khoản chi từ nguồn tài trợ, hỗ trợ, chi trả thay của cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ ngân sách nhà nước hoặc từ các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các hình thức bảo hiểm chi trả khác sẽ không được tính giảm trừ.

Đồng thời, người nộp thuế cần lưu ý, không phải mọi khoản chi y tế, giáo dục đều được đưa vào diện giảm trừ nêu trên. Theo hướng dẫn của Thuế TP. Hà Nội, một số khoản thu nhập người lao động nhận được do người sử dụng lao động chi trả sẽ được xác định là thu nhập không mang tính chất tiền lương, tiền công, không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN và do đó cũng không được tính vào khoản giảm trừ, cụ thể như sau:

Khoản tiền hỗ trợ của người sử dụng lao động cho việc khám chữa bệnh hiểm nghèo của bản thân người lao động và thân nhân. Mức hỗ trợ không tính vào thu nhập chịu thuế là số tiền thực tế theo hóa đơn, chứng từ nhưng tối đa không vượt quá số tiền trả viện phí sau khi đã trừ đi phần chi trả của tổ chức bảo hiểm (nếu có).

Khoản tiền học phí do người sử dụng lao động trả thay, hoặc thanh toán cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam, hoặc con của người lao động Việt Nam đang làm việc ở nước ngoài học tại nước ngoài theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông.

Khoản chi do người sử dụng lao động trả thay tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ hoặc theo kế hoạch chung của đơn vị.

Bên cạnh đó, các khoản chi y tế thuộc diện giảm thuế đối với bệnh hiểm nghèo theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP cũng không được tính vào khoản giảm trừ này.

Người nộp thuế phải tự quyết toán thuế

Thuế TP. Hà Nội cũng nhấn mạnh các quy định pháp luật về lập và sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch. Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử giao cho người mua theo đúng quy định hiện hành.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, nguyên tắc chung là thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước, hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, ngoại trừ khoản thu tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng.

Đối với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trang bị phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, nếu khách hàng có yêu cầu thì cơ sở y tế phải thực hiện lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng (người bệnh).

Ngoài ra, theo Quyết định số 697/QĐ-BYT ngày 19/3/2026 của Bộ Y tế, trong mỗi lượt khám chữa bệnh cho người bệnh, cơ sở y tế phải lập bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh theo quy định. Nếu cơ sở y tế đã triển khai bệnh án điện tử thì có thể lập bảng kê điện tử và cung cấp cho người bệnh thông qua các phương tiện, thiết bị điện tử theo quy định.

Thuế TP. Hà Nội cũng lưu ý, trường hợp người nộp thuế có yêu cầu thực hiện giảm trừ thu nhập đối với các khoản chi phí giáo dục và y tế nêu trên, người nộp thuế sẽ không được quyền ủy quyền quyết toán thuế cho cơ quan chi trả thu nhập, mà phải tự quyết toán thuế.

Thay vào đó, người nộp thuế bắt buộc phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế.

Do đó, người lao động cần chủ động thu thập và lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp ngay từ thời điểm phát sinh chi phí trong năm.

Đồng thời, người nộp thuế cũng cần kiểm tra thật kỹ các thông tin định danh của bản thân người nộp thuế hoặc người phụ thuộc được ghi trên hóa đơn, chứng từ để đảm bảo tính chính xác, sẵn sàng cho việc thực hiện quyết toán thuế trực tiếp khi đến kỳ hạn.

Để chính sách giảm trừ thuế được áp dụng thuận lợi trong thực tế và bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế, ông Trần Quang Hưng, Phó Trưởng Thuế TP. Hà Nội cho rằng, các bên liên quan, nhất là các cơ sở giáo dục, khám chữa bệnh và cả người nộp thuế tăng cường phối hợp, triển khai đồng bộ các bước theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực y tế và giáo dục cần chấp hành nghiêm quy định về việc lập, sử dụng hóa đơn điện tử, xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và lập bảng kê chi phí khám chữa bệnh theo đúng các quy định của Chính phủ và Bộ Y tế.

Các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng lao động cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền và phổ biến sâu rộng đến toàn thể người lao động về chính sách giảm trừ thu nhập chịu thuế TNCN đối với các khoản chi y tế, giáo dục của bản thân và người phụ thuộc.

“Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo cùng UBND cấp xã cần phối hợp chỉ đạo các cơ sở y tế, trường học trên địa bàn thực hiện nghiêm túc quy định về lập hóa đơn và bảng kê chi phí, qua đó góp phần bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người nộp thuế”, đại diện Thuế TP. Hà Nội nhấn mạnh.