Phát biểu khai mạc hội nghị tập huấn, ông Ngô Tùng Dương - Phó Chi cục trưởng Hải quan khu vực VIII cho hay, tập huấn số hóa chứng từ là bước chuẩn bị quan trọng của đơn vị trước yêu cầu chuyển từ chứng từ giấy sang dữ liệu điện tử theo Quyết định số 1434/QĐ-CHQ ngày 26/8/2026 của Cục Hải quan về quy định tạm thời định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Ông Ngô Tùng Dương phát biểu tại sự kiện. Ảnh: CTV

Theo lãnh đạo Hải quan khu vực VIII, thay vì chỉ phổ biến quy định, tại các hội nghị, Hải quan khu vực VIII tập trung vào những nội dung doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình chuyển đổi. Các chuyên gia công nghệ hướng dẫn doanh nghiệp nâng cấp phần mềm khai báo, tạo lập chứng từ số hóa, gửi chứng từ lên hệ thống và tra cứu kết quả tiếp nhận.

Doanh nghiệp cũng được hướng dẫn tạo lập chứng từ số hóa bằng ECUS.AI và phương pháp thủ công, giúp lựa chọn cách thức phù hợp với điều kiện thực tế, đồng thời hạn chế sai sót khi bắt đầu thực hiện.

Các vướng mắc phát sinh trong quá trình chuẩn bị được trao đổi, giải đáp trực tiếp. Hải quan khu vực VIII đồng thời công bố đầu mối, kênh hỗ trợ để doanh nghiệp tiếp tục được hướng dẫn trong quá trình triển khai thực tế.

Cách làm này giúp doanh nghiệp không chỉ nắm được yêu cầu tại Quyết định số 1434/QĐ-CHQ mà còn có thể chủ động thực hiện các bước chuyển đổi ngay trên hệ thống, hạn chế tình trạng bị động khi phương thức xử lý chứng từ điện tử được triển khai.

Từ góc độ doanh nghiệp, việc số hóa giúp giảm chứng từ giấy, thời gian và chi phí đi lại, đồng thời góp phần rút ngắn quá trình xử lý thủ tục. Với cơ quan Hải quan, dữ liệu được chuẩn hóa sẽ nâng cao chất lượng phục vụ kiểm tra, giám sát, quản lý rủi ro và kết nối, chia sẻ dữ liệu.

Đặc biệt, đây cũng là nền tảng để ngành Hải quan từng bước triển khai mô hình Hải quan số, Hải quan thông minh và thông quan tập trung.

Số hóa chứng từ mang lại lợi ích thiết thực cho cả hai phía. Nếu doanh nghiệp được giảm chi phí và thời gian xử lý hồ sơ thì cơ quan Hải quan có thêm nguồn dữ liệu chuẩn để nâng cao hiệu quả quản lý, kiểm tra, giám sát và quản lý rủi ro.

Theo Chi cục Hải quan khu vực VIII, mục tiêu của số hóa không chỉ là thay chứng từ giấy bằng chứng từ điện tử mà quan trọng hơn là hình thành nguồn dữ liệu chuẩn, có khả năng kết nối và được khai thác hiệu quả trong toàn bộ quy trình quản lý hải quan.

Đây cũng là cơ sở để cơ quan Hải quan chuyển mạnh từ xử lý thủ công sang xử lý dựa trên dữ liệu, tăng cường quản lý rủi ro, đồng thời tạo thuận lợi hơn cho những doanh nghiệp tuân thủ.

Một điểm đáng chú ý trong cách triển khai của Hải quan khu vực VIII là đặt yêu cầu hỗ trợ doanh nghiệp ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Lãnh đạo Chi cục yêu cầu quá trình chuyển đổi phải được tổ chức theo nguyên tắc “6 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm và rõ thẩm quyền. Cách làm này nhằm bảo đảm doanh nghiệp không bị động khi chuyển sang phương thức xử lý chứng từ điện tử, nhất là tại các địa bàn có hoạt động xuất nhập khẩu, giao thương biên giới lớn như Móng Cái./.