Ứng dụng công nghệ thông tin để phòng tránh rủi ro

Xác định hiện đại hóa hoạt động trên nền tảng công nghệ thông tin (CNTT) để hội nhập và phát triển, thời gian qua, Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã tập trung đầu tư nghiên cứu và xây dựng hạ tầng số như: hệ thống dịch vụ công trực tuyến (DVCTT); chương trình thanh toán song phương điện tử; thanh toán điện tử với hệ thống ngân hàng, phối hợp thu với ngân hàng; kho dữ liệu; hình thành hệ thống thông tin ngân sách và kế toán nhà nước số (VDBAS); ứng dụng tra cứu số dư và trạng thái hồ sơ chi điện tử trên thiết bị di động… Các hoạt động này giúp đẩy mạnh cải cách hành chính (CCHC), vừa tăng hiệu quả quản lý vận hành của hệ thống KBNN, vừa tạo nhiều thuận lợi cho các đơn vị sử dụng ngân sách (SDNS) và khách hàng giao dịch.

Tuy nhiên, với việc hiện đại hóa, mọi giao dịch thu, chi ngân sách nhà nước đều được thực hiện trên môi trường mạng, do đó nhiều rủi ro có thể xảy ra. Để giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát các nguồn vốn ngân sách, giao dịch viên tại mỗi đơn vị KBNN phải lập danh mục các đơn vị SDNS có độ rủi ro cao để theo dõi.

Nguồn: Kho bạc Nhà nước Đồ họa: Thế Dương

Quá trình lập danh mục các đơn vị SDNS có rủi ro cao và theo dõi thủ công, lập tờ trình các khoản chi hợp đồng thường xuyên thanh toán nhiều lần và các khoản thanh toán cá nhân, chi lương mất rất nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, khó truy vấn lịch sử, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát của các cấp lãnh đạo. Nhằm tháo gỡ khó khăn này, KBNN Đà Nẵng đã nghiên cứu ứng dụng Visual FoxPro để xây dựng công cụ hỗ trợ cảnh báo rủi ro trong việc lập danh mục đơn vị SDNS có rủi ro cao.

Với khả năng tự động tổng hợp dữ liệu thuộc tiêu chí đánh giá rủi ro, công cụ hỗ trợ cảnh báo rủi ro giúp việc theo dõi, quản lý tình trạng, tiến độ thanh toán, tạm ứng của từng hợp đồng, hoạt động thanh toán, tăng, giảm tiền lương, số biên chế được cấp có thẩm quyền giao một cách đơn giản, thuận lợi, nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian kiểm soát hồ sơ thanh toán.

Ông Phan Quảng Thống - Giám đốc KBNN Đà Nẵng cho biết, công cụ hỗ trợ cảnh báo rủi ro được áp dụng tại Phòng Kế toán KBNN Đà Nẵng từ tháng 6/2021 đến nay đã phát hiệu quả tích cực trong việc chấp hành quy định kiểm soát, phòng ngừa rủi ro trong kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN), kế toán và thanh toán, giúp tiết kiệm thời gian; từ đó nâng cao hiệu suất lao động đối với công chức của đơn vị. Đối với công tác quản lý, công cụ này là trợ thủ đắc lực giúp cho lãnh đạo đơn vị quản lý bao quát chung. Khi thực hiện luân phiên, chuyển đổi vị trí công tác; công cụ giúp các giao dịch viên mới nhanh chóng tiếp quản và xử lý công việc hiệu quả ngay sau khi tiếp nhận.

Áp dụng sáng kiến nâng cao chất lượng kiểm tra nội bộ

Trong tiến trình hướng đến kho bạc số, công tác thanh tra, kiểm tra tiếp tục được KBNN định hướng đổi mới theo hướng ứng dụng CNTT, gắn với quản lý rủi ro, phù hợp với quy trình kiểm soát chi điện tử. Từ định hướng này, các đơn vị KBNN trong toàn hệ thống đã có nhiều đổi mới, cải cách công tác thanh tra, kiểm tra tại đơn vị mình.

Tại KBNN Quảng Nam, để nâng cao chất lượng các cuộc kiểm tra nội bộ tại cơ sở, Phòng Thanh tra - Kiểm tra KBNN Quảng Nam đã có sáng kiến “Giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm tra nội bộ tại các KBNN cấp huyện”. Theo đó, phòng đã xây dựng hệ thống mạng di động bằng cách cài đặt chương trình tiện ích tra cứu dữ liệu DVCTT và các chương trình ứng dụng khác như Tabmis, quản lý văn bản điều hành (eDocTC), chat nội bộ, mail nội bộ trên máy laptop được trang bị cho công chức tại phòng; đồng thời đề xuất trang bị thiết bị mạng và dây mạng đủ cho số công chức của đoàn kiểm tra thực hiện nhiệm vụ. Khi đến kiểm tra tại KBNN cấp huyện, chỉ cần từ 1 cổng mạng tại đơn vị qua trung tâm kết nối có thể chia sẻ kết nối cho nhiều máy laptop của công chức đoàn kiểm tra; cài đặt địa chỉ IP cho máy laptop để sử dụng các chương trình trên khi đến kiểm tra tại KBNN cấp huyện.

Sau một thời gian thực hiện, giải pháp không những nâng cao chất lượng các cuộc kiểm tra nội bộ mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho từng cuộc thanh tra, kiểm tra. Bởi khi đến đơn vị, cán bộ thanh tra vừa kiểm tra được chứng từ trên chương trình tiện ích tra cứu dữ liệu DVCTT vừa đối chiếu với hồ sơ lưu tại đơn vị, khai thác được các báo cáo, số liệu đối chiếu, kiểm tra được số dư các tài khoản, các bút toán phát sinh từ các phân hệ ở chương trình Tabmis.

Sáng kiến giúp giảm thời gian kiểm soát

Tabmis là hệ thống thông tin tích hợp, có kết nối, giao diện với cơ sở dữ liệu dùng chung của ngành Tài chính, hệ thống thanh toán điện tử với ngân hàng… đã góp phần không nhỏ rút ngắn thời gian thực hiện giao dịch. Tuy nhiên, nếu người dùng vẫn thực hiện theo dõi và kiểm soát số dư tài khoản trung gian theo phương thức thủ công sẽ mất 1 - 2 ngày.

Để khắc phục những tồn tại này, qua nghiên cứu, khai thác tối đa các tính năng của hệ thống Tabmis kết hợp với các tiện ích trên Microsof Excel, công chức Phòng Kế toán nhà nước KBNN Hậu Giang đã đưa ra sáng kiến “Khai thác các tính năng của hệ thống Tabmis kết hợp ứng dụng phần mềm Microsof Excel để theo dõi, kiểm soát số dư tài khoản phải trả trung gian đối với các giao dịch chưa được xử lý hết quy trình phát sinh hàng ngày trên phân hệ quản lý chi tại hệ thống Tabmis”. Sáng kiến đã giúp rút ngắn thời gian kiểm soát xuống còn 30 phút và đảm bảo số liệu được thuyết minh một cách chính xác và kịp thời.

Ngoài ra, xuất phát từ các vướng mắc nảy sinh trong quá trình triển khai các nghiệp vụ, nhất là ở lĩnh vực đề nghị cam kết chi, KBNN Hậu Giang đã đưa ra sáng kiến “Ứng dụng phần mềm Microsof Excel mở sổ theo dõi dự toán đã đề nghị cam kết chi của các đơn vị sử dụng ngân sách”. Với ứng dụng này, các công chức kiểm soát chi đã lập file theo dõi chi tiết từng số cam kết chi theo từng gói thầu, từng quyết định giao dự toán giúp tránh được sai sót có thể xảy ra như cam kết chi nhầm dự toán hoặc không đủ dự toán được giao.

Ông Nguyễn Hữu Phúc – Giám đốc KBNN Hậu Giang cho biết, khi đơn vị đưa sáng kiến vào áp dụng đã tiết kiệm được thời gian kiểm soát, đảm bảo số liệu chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu rà soát số liệu, giúp nâng cao chất lượng của công chức kiểm soát chi.