Văn phòng điện tử phát huy hiệu quả lớn!

một văn phòng không có hoặc rất ít giấy, mực đã góp phần rút ngắn thời gian, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí trong công tác điều hành nội bộ.

Ông Trần Ngọc Tâm

* PV: Thưa ông, trên cơ sở nào để Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đề ra giải pháp VPĐT?

- Ông Trần Ngọc Tâm: Với mục tiêu hiện đại hóa ngành Thuế và cùng với xu thế hội nhập quốc tế, công tác quản lý, điều hành, chỉ đạo và lưu chuyển văn bản bằng giấy theo kiểu truyền thống đã không còn phù hợp vì tốn chi phí dùng cho giấy, mực, văn phòng phẩm, photocopy, tem thư hằng năm chiếm một lượng khổng lồ. Mặt khác, việc vận chuyển công văn cũng mất khá nhiều thời gian, nhân lực, đặc biệt là các văn bản khẩn rất khó có thể truyền đạt nhanh chóng đến người nhận. Xuất phát từ thực trạng nêu trên, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã quyết định thay thế phương thức vận hành văn phòng truyền thống thành VPĐT - một văn phòng không có hoặc chỉ tốn rất ít giấy mực, thời gian, nhân lực và kinh phí. Trong quá trình đó, chúng tôi đã được sự hỗ trợ tích cực của Sở Thông tin Truyền thông và UBND TP. Hồ Chí Minh để triển khai đề án VPĐT.

* PV: Vậy kết quả ra sao sau hơn hai năm triển khai VPĐT?

- Ông Trần Ngọc Tâm: Hiệu quả dễ nhìn thấy nhất và sự khác biệt rõ rệt nhất đó là tại bộ phận văn thư, phòng làm việc của cán bộ công chức (CBCC) Cục Thuế hiện nay không nhận hoặc nhận rất ít văn bản giấy. Tính ra, đã có hơn 2,5 triệu văn bản đến và đi đã được vận hành trên VPĐT thay thế cho hình thức sử dụng văn bản giấy, mang lại hiệu quả đáng kể cho Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh với ước tính sơ bộ tương đương số tiền giấy, mực in, phát chuyển nhanh… trị giá gần 30 tỷ đồng.

Trên VPĐT cho phép gửi - nhận công văn, xử lý công việc, điều hành, thống kê báo cáo và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, nhiều tiện ích khác được khai thác như thông báo lịch công tác, chuyển công văn, nhắn tin SMS cùng lúc đến hàng ngàn số điện thoại để thông báo khẩn; kết nối với các cơ quan ban ngành; kết nối tiếp nhận văn bản của người nộp thuế gửi qua mạng; chuyển và xử lý các văn bản xác minh hóa đơn v.v... Tất cả đều dễ dàng thực hiện trên máy tính, điện thoại smartphone và ở bất cứ nơi đâu cũng xử lý được công việc, miễn là có kết nối mạng internet.

* PV: Xin ông chia sẻ thêm về thuận lợi cũng như khó khăn trong quá trình ứng dụng VPĐT vào công tác quản lý văn bản hành chính tại Văn phòng Cục Thuế và các chi cục thuế?

- Ông Trần Ngọc Tâm: Khi triển khai VPĐT, chúng tôi đã được sự quan tâm, tạo mọi điều kiện từ lãnh đạo các cấp. Song song đó, đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin có trình độ và kinh nghiệm triển khai, thực hiện tốt các yêu cầu đề ra; đội ngũ CBCC cũng đã thích ứng nhanh với công nghệ mới, tuyệt đối chấp hành chỉ đạo của cấp trên. Hơn nữa, sự đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị đúng mức, đáp ứng cơ bản nhu cầu triển khai. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi nêu trên, khó khăn lớn nhất khi triển khai ứng dụng VPĐT vẫn là vấn đề tâm lý, thói quen sử dụng văn bản giấy.

Theo tôi, để triển khai thành công VPĐT, ngoài các yếu tố khách quan và chủ quan, sự quyết tâm từ Ban lãnh đạo Cục, các phòng, chi cục cùng với sự đồng lòng của CBCC, sự tuân thủ nghiêm túc chỉ đạo của cấp trên, đó chính là chìa khóa đem lại thành quả hơn cả mong đợi từ việc triển khai VPĐT tại Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh. Hy vọng trong thời gian tới, việc kết nối liên thông VPĐT với các cơ quan trong ngành, chính quyền địa phương cùng với các sở, ban, ngành và người nộp thuế sẽ tạo nên bước đột phá lớn về công nghệ quản lý, sẵn sàng đáp ứng tốt các yêu cầu của “chính quyền điện tử” mà lãnh đạo thành phố đang đặt ra.

* PV: Thưa ông, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã có kế hoạch gì để phát huy hơn nữa những tiện ích của VPĐT trong thời gian tới?

- Ông Trần Ngọc Tâm: Cục Thuế sẽ tiếp tục nâng cấp phần mềm, đầu tư trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của CBCC và phát huy tối đa hiệu quả ứng dụng trên VPĐT. Theo đó, chúng tôi sẽ cập nhật lại quy trình theo tiêu chuẩn ISO, triển khai chữ ký số cho các đơn vị, kết nối liên thông văn bản với các sở ban ngành; lập diễn đàn để trao đổi thảo luận, xin ý kiến, khảo sát đánh giá thăm dò, bổ sung chức năng chat nội bộ hoặc họp trực tuyến; đồng thời cập nhật thư viện về tài liệu ISO, quy trình xử lý công việc, biểu mẫu, hồ sơ, tài liệu và tự động hóa các qui trình tác nghiệp hằng ngày...

Tuy nhiên, để triển khai thành công các nội dung nêu trên cần có một sự chuẩn bị thật kỹ về con người và cơ sở pháp lý cho việc vận hành văn bản. Để các văn bản lưu hành trong nội bộ không nhất thiết phải đóng dấu tròn ký tên, trên VPĐT chuyển tải văn bản luôn, chỉ ghi số thôi đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản này.

Với sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo các cấp, sự quyết tâm của lãnh đạo Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, sự triển khai đồng bộ, rộng rãi trong việc ứng dụng VPĐT đối với công tác quản lý, điều hành, chắc chắn mô hình văn phòng không có hoặc chỉ tốn rất ít giấy mực sẽ phát huy hiệu quả cao nhất, từng bước thay đổi tư duy, phương thức làm việc của CBCC thuế theo hướng văn minh, hiện đại, chuyên nghiệp.

* PV: Xin cảm ơn ông!

Huyền Linh (thực hiện)