Giảm mạnh thủ tục, một mặt hàng, một mã số

Trao đổi với phóng viên, ông Nguyễn Nhất Kha, Chi cục trưởng Chi cục Kiểm định hải quan, Cục Hải quan cho biết, điểm đáng chú ý của Thông tư 85/2026/TT-BTC (Thông tư 85) không chỉ nằm ở việc thay đổi quy định nghiệp vụ, mà còn ở cách tổ chức công việc. Từ tinh gọn biểu mẫu, chuyển hồ sơ sang môi trường điện tử đến tăng cường khai thác dữ liệu dùng chung, hoạt động phân tích, phân loại được tổ chức theo hướng đơn giản, thống nhất và thuận lợi hơn.

Nhìn từ thực tiễn, Thông tư 85 không đơn thuần là thay thế hai thông tư đã được áp dụng trong nhiều năm. Điểm đáng chú ý hơn là văn bản này đang đặt lại cách thức tổ chức công việc theo hướng phù hợp với yêu cầu số hóa và quản lý dựa trên dữ liệu.

Công chức Chi cục Kiểm định hải quan xét nghiệm mẫu hàng hoá nhập khẩu của doanh nghiệp. Ảnh: AK.KĐHQ

Từ 10 biểu mẫu xuống còn 5; từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử; từ kết quả phân loại đơn thuần sang kết quả có mô tả đặc tính hàng hóa; từ việc xử lý từng hồ sơ sang khai thác cơ sở dữ liệu dùng chung - những thay đổi này có thể chưa tạo ra cảm nhận lớn ngay trong những ngày đầu thực hiện. Nhưng với doanh nghiệp, lợi ích sẽ nằm ở khả năng dự báo và giảm rủi ro khi mã số hàng hóa được xác định thống nhất hơn. Với cơ quan Hải quan, đó là cơ sở để nâng cao chất lượng chuyên môn, hạn chế sự khác biệt trong xử lý những mặt hàng có đặc tính tương đồng.

Đáng chú ý, hồ sơ yêu cầu phân tích được bổ sung các thông tin giúp cơ quan Hải quan xác định rõ hơn vấn đề cần làm rõ. Ngoài phiếu ghi số, ngày của các tài liệu, chứng từ trong hồ sơ hải quan liên quan đến mẫu hàng hóa, trường hợp cần thiết còn phải có tài liệu kỹ thuật, kết quả phân tích thành phần hoặc hướng dẫn sử dụng.

Mẫu yêu cầu phân tích mới không chỉ dừng ở tên hàng, mà yêu cầu thể hiện nội dung nghi vấn, tiêu chí cần phân tích và cơ sở nghiệp vụ theo các quy tắc, chú giải của Danh mục HS/AHTN. Với những mặt hàng phức tạp, đây là thay đổi quan trọng bởi tên thương mại không đủ để xác định bản chất và mã số hàng hóa.

Một điểm mới khác là thông báo kết quả phân tích, phân loại phải bổ sung phần “Tóm tắt mô tả và đặc tính hàng hóa”. Nội dung này có thể bao quát đặc điểm, công dụng, quy trình sản xuất hoặc những yếu tố khác ảnh hưởng đến việc xác định bản chất hàng hóa.

Như vậy, kết quả phân tích, phân loại không chỉ trả lời câu hỏi “mã số nào”, mà còn làm rõ cơ sở để đi đến mã số đó. Đây là nền tảng để hạn chế cách hiểu khác nhau đối với những mặt hàng có đặc tính tương đồng.

Việc phân loại được thực hiện trên cơ sở Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, các biểu thuế, 6 quy tắc tổng quát của HS, Chú giải chi tiết HS của WCO, Chú giải bổ sung AHTN và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Từ các căn cứ này, yêu cầu “một mặt hàng, một mã số” được đặt ra rõ hơn. Cùng một sản phẩm nhưng được áp các mã số khác nhau có thể dẫn đến chênh lệch thuế, thay đổi chính sách quản lý và phát sinh chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp. Vì vậy, sự thống nhất trong phân loại không chỉ là yêu cầu quản lý, mà còn tạo khả năng dự báo tốt hơn cho doanh nghiệp về nghĩa vụ thuế và chi phí nhập khẩu.

Thông tư 85 cũng dành một chương cho việc xây dựng, cập nhật, quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu về Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam. Đây là công cụ để tập hợp, cập nhật và đồng bộ thông tin phục vụ phân loại hàng hóa.

Khi dữ liệu được tích lũy và khai thác thống nhất, cơ quan Hải quan có thêm cơ sở đối chiếu những mặt hàng giống, tương tự hoặc có đặc tính gần nhau, qua đó hạn chế tình trạng cùng một loại hàng hóa nhưng phát sinh cách phân loại khác nhau.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa

Với doanh nghiệp, thay đổi đáng chú ý không phải là thêm một thủ tục, mà là yêu cầu chuẩn bị thông tin về hàng hóa đầy đủ và có hệ thống hơn.

Theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện 5 việc: chuẩn hóa hồ sơ kỹ thuật; không chỉ dựa vào tên thương mại hoặc mã HS do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp; thường xuyên rà soát mã số đang sử dụng; tăng phối hợp giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kỹ thuật, mua hàng và nhà cung cấp; đồng thời lưu trữ, cập nhật hồ sơ để có thể cung cấp khi cơ quan Hải quan yêu cầu.

Đối với hàng hóa phức tạp, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các thông tin về thành phần, cấu tạo, nguyên lý hoạt động, tính năng kỹ thuật, công dụng và quy trình sản xuất. Đây là những dữ liệu có thể quyết định bản chất hàng hóa và hướng phân loại.

Bà Nguyễn Thị Dung, Công ty TNHH Hiếu Hòa, cho rằng nếu cùng một sản phẩm nhưng bị áp các mã HS khác nhau, doanh nghiệp có thể chịu tác động trực tiếp đến chi phí, thuế và kế hoạch sản xuất. Việc phân loại thống nhất giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong lập kế hoạch nhập khẩu và kiểm soát rủi ro tuân thủ.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ kỹ thuật không chỉ để phục vụ một tờ khai mà nên được cập nhật, lưu trữ thường xuyên trong suốt quá trình nhập khẩu. Khi có thay đổi về thành phần, cấu tạo, chức năng, công dụng hoặc quy trình sản xuất, mã số hàng hóa cũng cần được rà soát lại.

Đối với máy móc, thiết bị nhập khẩu ở dạng tháo rời, Thông tư 85 tạo thêm điều kiện để doanh nghiệp chủ động. Trường hợp máy móc, thiết bị hoàn chỉnh nhập khẩu dưới dạng tháo rời, chưa lắp ráp, doanh nghiệp có thể đăng ký hồ sơ phân loại trước khi mở tờ khai của lô hàng đầu tiên. Cách làm này giúp giảm tình trạng bị động khi hàng hóa về đến cửa khẩu nhưng hồ sơ phân loại chưa được chuẩn bị đầy đủ.