Mọi giao dịch kinh tế đều phải lập hóa đơn điện tử

Nguyên tắc cốt lõi xuyên suốt từ Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 đến Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (Nghị định 254) là tính toàn diện trong việc kiểm soát dòng hàng hóa và dịch vụ thông qua việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Khi thực hiện hoạt động kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) để giao cho người mua. Quy định này không có ngoại lệ đối với các hoạt động thương mại thông thường nhằm đảm bảo tính liên tục của chuỗi giá trị và ngăn chặn thất thu thuế.

Cán bộ thuế hướng dẫn hộ kinh doanh lập hóa đơn điện tử theo quy định. Ảnh: Đức Thanh

Quy định mới giúp kiểm soát chặt chẽ cả các trường hợp phi thương mại. Cụ thể, theo quy định, các giao dịch không phát sinh doanh thu bằng tiền vẫn bắt buộc phải lập HĐĐT bao gồm: hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hoặc làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động; hàng hóa tiêu dùng nội bộ để phục vụ tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay hoặc cho mượn.

Các trường hợp đặc biệt không phải sử dụng HĐĐT quy định rõ tại Điều 7 của Nghị định 254.

Như vậy, tất cả hoạt động dịch chuyển tài sản, hàng hóa, cung cấp dịch vụ của tổ chức, cá nhân kinh doanh đều phải được ghi nhận bằng HĐĐT và ghi chép sổ sách kế toán theo đúng quy định.

Cơ chế phân loại linh hoạt, gỡ điểm nghẽn cho bán lẻ trực tuyến và thương mại điện tử

Thời gian qua, một trong những điểm nghẽn lớn của hoạt động bán lẻ trực tuyến và thương mại điện tử (TMĐT) là việc thu thập thông tin khách hàng để lập hóa đơn. Nghị định 254 đã giải quyết triệt để bài toán này bằng cơ chế phân loại linh hoạt.

Trong đó, đối với trường hợp khách hàng cung cấp thông tin, nếu người mua là người tiêu dùng cá nhân tự nguyện cung cấp thông tin, trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ: tên, địa chỉ và số định danh cá nhân. Đối với khách hàng nước ngoài, các thông tin này được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.

Đối với trường hợp khách hàng từ chối hoặc không cung cấp thông tin cá nhân (đặc biệt phổ biến khi “chốt đơn” trên các sàn TMĐT), người bán chỉ cần thể hiện rõ trên hóa đơn cụm từ “bán cho người tiêu dùng”.

Quy định này loại bỏ hoàn toàn rào cản hành chính, giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh số có thể xuất hóa đơn hàng loạt tự động, đẩy nhanh tốc độ vận hành đơn hàng.

Ngoài ra, đối với hóa đơn đã ghi “bán cho người tiêu dùng”, người bán vẫn có thể chủ động ghi thêm các thông tin phụ trợ như tên người nhận, địa chỉ giao hàng, số điện thoại... trên hóa đơn để làm cơ sở vận chuyển, logistics mà không sợ vi phạm quy định.

Đối với một số hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù quy định tại điểm 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254, hóa đơn hoàn toàn được miễn thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua nhằm phù hợp với thực tế kinh doanh nhanh.

Cụ thể, tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, nếu người mua là cá nhân không cung cấp thông tin, trên HĐĐT không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

Tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, nếu khách hàng là cá nhân không cung cấp thông tin, HĐĐT không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

Thiết lập “bức tường” ngăn trục lợi chính sách

Dù cơ chế mở tạo điều kiện tối đa cho người kinh doanh, cơ quan quản lý cũng đưa ra chế tài nghiêm khắc và lời cảnh báo nhằm ngăn chặn tình trạng trục lợi chính sách.

Theo quy định mới, không phải mọi giao dịch cứ ghi “bán cho người tiêu dùng” là hợp lệ. Đơn cử, hóa đơn bán hàng với số lượng và giá trị lớn, rất lớn nhưng lại ghi “bán cho người tiêu dùng” sẽ bị phân loại là trường hợp rủi ro cao và người kinh doanh phải giải trình với cơ quan thuế.

Theo đó, việc lập hóa đơn phải căn cứ tuyệt đối vào bản chất và thực tế của giao dịch. Nếu cơ quan thuế phát hiện người mua thực chất là người kinh doanh nhưng cố tình không cung cấp thông tin để người bán ghi “bán cho người tiêu dùng” nhằm che giấu dòng tiền, hàng hóa, cả hai bên sẽ phải đối mặt với rủi ro pháp lý về hành vi trốn thuế hoặc lập hóa đơn không đầy đủ nội dung, không đúng quy định.

Nghị định 254 thiết lập một lằn ranh quản lý chi phí nghiêm ngặt. Theo đó, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất dưới dạng “bán cho người tiêu dùng” hoàn toàn không có giá trị để các tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Quy định này buộc tổ chức, cá nhân kinh doanh khi đi mua hàng phục vụ sản xuất, kinh doanh phải cung cấp mã số thuế và thông tin tổ chức chính xác theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc thông tin đăng ký thuế. Hóa đơn “vô danh” hoặc hóa đơn “người tiêu dùng” chỉ có giá trị chứng minh quyền sở hữu hàng hóa của cá nhân, không thể dùng để hạch toán khi xác định nghĩa vụ thuế cho bất kỳ thực thể kinh doanh nào.