Sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm.

Nhân lực giảm, hiệu quả tăng

Chị Đặng Thị Thủy - Giám đốc công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Thủy Tuấn cho biết, công ty của chị đã sử dụng HĐĐT được gần 1 năm nay. Mỗi tháng công ty của chị xuất khoảng 700 hóa đơn. Việc sử dụng HĐĐT giúp công ty giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: giảm chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt giảm chi phí lưu trữ hóa đơn. Đồng thời, sử dụng loại hình này giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy. Với việc sử dụng HĐĐT, có thể dễ dàng quản lý được hàng hóa và tài chính của công ty.

Theo tính toán của cơ quan thuế, sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm cho việc in ấn, phát hành, lưu trữ cũng như thời gian và nhân lực phục vụ thanh toán, quản lý. Khi chuyển sang sử dụng HĐĐT, DN sẽ giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn...

Bàn về vấn đề này, ông Đinh Trọng Thịnh - chuyên gia kinh tế - tài chính cho rằng, khi sử dụng HĐĐT, nhà quản trị có thể cập nhật thường xuyên và nhanh chóng các thông tin của DN vì tất cả đầu ra, đầu vào của DN đều được lưu trên tệp thông tin. Do đó, DN có thể hạn chế tối thiểu tích trữ nguyên vật liệu sản xuất, giảm chi phí lưu kho, lưu bãi.

Ngoài ra, sử dụng HĐĐT cũng giúp DN giảm thiểu, quản lý hiệu quả nhân lực. Bộ phận nào ách tắc nhà quản lý có thể điều chỉnh được ngay, bắt buộc các nhà quản lý cấp thấp và cấp trung cũng phải chạy theo bộ máy, từ đó DN có thể điều chỉnh buộc guồng máy chạy nhanh nhất.

Theo ông Đinh Trọng Thịnh, sử dụng HĐĐT chỉ là một “nút” trong ứng dụng công nghệ quản lý bậc cao vào quản trị DN.

“HĐĐT là tiền đề, từ HĐĐTsẽ giảm nhẹ đi rất nhiều chi phí, nhân công của DN, là cơ sở để DN ứng dụng công nghệ cao” - ông Thịnh nhấn mạnh.

Còn theo ông Mạc Quốc Anh - Phó Chủ tịch kiêm Tổng thư ký Hiệp hội DN nhỏ và vừa, sử dụng HĐĐT giúp cho nhà điều hành, nhà quản lý cập nhật doanh thu, doanh số, chi phí đầu vào hàng ngày, hàng giờ. DN giảm được nhân lực ghi chép hóa đơn, nhà quản lý giảm được thời gian ký và kiểm soát hóa đơn. Quy mô DN càng lớn, doanh thu càng cao thì việc sử dụng HĐĐT càng giúp DN giảm tải áp lực về công việc.

Nâng cao khả năng tiếp cận vốn

Hiện nay, nhiều DN nhỏ và vừa vẫn khó tiếp cận vốn tín dụng. Hầu hết, khi vay vốn, các ngân hàng đều đòi hỏi tài sản thế chấp. Nếu muốn vay tín chấp, DN phải tạo dựng được lòng tin với ngân hàng. Tuy nhiên, hầu hết các DN nhỏ đều hoạt động rất thiếu bài bản, không có chiến lược kinh doanh rõ ràng, tài chính kém minh bạch nên rất khó tạo dựng được lòng tin với ngân hàng.

Theo chuyên gia tài chính ngân hàng Nguyễn Trí Hiếu, muốn được ngân hàng tin tưởng, cho vay tín chấp, thì DN phải có phương án sản xuất kinh doanh khả thi. Ngoài ra, báo cáo tài chính phải được kiểm toán độc lập, vì hiện nhiều DN vẫn đang sử dụng hai báo cáo tài chính, một cho việc nộp thuế và một để đi vay. Số liệu chênh lệch rất nhiều nên ngân hàng không thể tin tưởng. Để gây dựng lòng tin của ngân hàng, DN buộc phải công khai, minh bạch hoạt động tài chính. Muốn công khai, minh bạch tài chính thì DN phải sử dụng HĐĐT.

Liên quan về vấn đề này, ông Đinh TrọngThịnh phân tích, sử dụng HĐĐT làm cho việc kết nối với các cơ quan quản lý tốt hơn, từ đó nâng cao tính minh bạch, công khai hoạt động tài chính; nâng cao xếp hạng tín nhiệm đối với ngân hàng và các quỹ đầu tư.

Các tổ chức cho vay vốn nắm được chắc chắn tình hình doanh thu, sản xuất kinh doanh, đầu ra, đầu vào của DN. Khi cấp vốn, tổ chức tín dụng đánh giá được vốn vay được sử dụng vào đâu, có hiệu quả hay không, DN có khả năng trả nợ không, từ đó, đánh giá được khả năng trả nợ. Điều này rất quan trọng đối với các tổ chức cho vay.

“Nếu như DN sử dụng HĐĐT kết nối với cơ quan thuế, rõ ràng thông tin về DN được công khai, kiểm chứng, do vậy mà người cho vay yên tâm cấp vốn. Nếu việc sử dụng HĐĐT trở nên phổ cập, đại trà, thì việc tổ chức tín dụng cho DN vay vốn mà không cần thế chấp, bảo lãnh cũng có thể xảy ra” - ông Thịnh nhận định.

Đồng quan điểm trên, ông Ngô Thanh Nghị - chuyên gia kinh tế cho rằng, hóa đơn là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng và được quy định cụ thể, có giá trị pháp lý trong mỗi doanh nghiệp, thể hiện việc mua bán, số tiền, ghi hàng hóa của mỗi DN khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế và đặc biệt quan trọng trong việc dùng tài sản nào đó là tài sản đảm bảo để vay vốn ngân hàng, tín dụng đều phải có hóa đơn đi cùng. Một khi hóa đơn của DN bị sai sót, mất mát hay kê khai, viết không đúng sẽ làm cho DN đó bị rủi ro về thuế, rủi ro về gọi vốn, vay vốn.

Ông Mạc Quốc Anh cho rằng, ngân hàng đánh giá rất cao những DN có tài chính minh bạch, tăng trưởng bền vững. “Muốn có hoạt động tài chính minh bạch thì DN phải thực hiện tốt chính sách thuế, pháp luật thuế. Khi ngân hàng cho vay, ngân hàng ưu tiên cho DN sử dụng HĐĐT, vì không phải đối soát quá nhiều. Do đó, DN sử dụng HĐĐT sẽ dễ dàng tiếp cận tín dụng hơn” - ông Mạc Quốc Anh chia sẻ.

Bùi Tư