Quản trị và kiểm soát rủi ro pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp

Ứng xử với rủi ro pháp lý

Né tránh rủi ro: Theo cách ứng xử này, doanh nghiệp sẽ chủ trương thực hiện các hoạt động theo hướng tuân thủ pháp luật luật (tránh thực hiện điều pháp luật cấm, đáp ứng các điều kiện quy định…).

Chấp nhận rủi ro: (i) Chấp nhận rủi ro chủ động là cách ứng xử mà theo đó doanh nghiệp thiết lập và vận hành hệ thống có kiểm soát và quản trị rủi ro pháp lý, chuẩn bị kỹ lưỡng về các rủi ro đã xác định; (ii) Chấp nhận rủi ro thụ động là cách ứng xử mà theo đó doanh nghiệp có thiết lập và vận hành bộ phận quản trị rủi ro nhưng không chuẩn bị kế hoạch cụ thể để khắc phục hậu quả rủi ro có thể xảy ra.

Chuyển giao rủi ro: Theo cách ứng xử này, doanh nghiệp sẽ sử dụng dịch vụ tư vấn bên ngoài để chuyển giao rủi ro cho các đơn vị tư vấn, công ty luật…

Giảm thiểu rủi ro: Trong những trường hợp không chắc chắn về mức độ an toàn pháp lý trong các công việc, hoạt động của doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể hỏi trực tiếp cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về các nội dung còn chưa hiểu rõ hay pháp luật chưa quy định rõ ràng, trước khi thực hiện.

Quản trị và kiểm soát rủi ro pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp. Ảnh minh họa

Các bước quản trị, kiểm soát rủi ro pháp lý

Nhận diện mối nguy và cải tiến: Để nhận diện được mối nguy hiểm về rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung về: tính tuân thủ luật doanh nghiệp, luật lao động và bảo hiểm xã hội; vấn đề pháp lý hợp đồng; nhận thức về sở hữu trí tuệ, luật cạnh tranh; việc kiểm soát các quy trình phối hợp ẩn chứa nhiều mối nguy.

Xây dựng quy trình kiểm soát rủi ro pháp lý: Việc xây dựng các quy định, quy trình thực hiện công việc trong nội bộ doanh nghiệp là rất cần thiết nhằm thiết lập và tạo ra những “hành lang pháp lý an toàn” trong hoạt động của mỗi bộ phận, đơn vị, giúp mỗi người xác định được ranh giới được phép/không được phép thực hiện và tiên liệu được các trách nhiệm mà mình phải đối mặt khi vi phạm quy định.

Việc xây dựng quy trình kiểm soát rủi ro pháp lý sẽ hiệu quả hơn nếu doanh nghiệp lưu ý: (i) cấu trúc lại bộ máy tổ chức doanh nghiệp theo hướng gọn nhẹ, phân chia trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng; (ii) ưu tiên xây dựng, áp dụng các quy trình kiểm soát thường xảy ra rủi ro như quy trình mua bán/xuất nhập hàng hóa, quy trình thu chi tài chính, quy trình quản lý kho hàng, quy trình kiểm soát hợp đồng, công việc nghiệp vụ …

Bồi dưỡng kiến thức pháp luật cấp quản lý: Mỗi cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp đều tác động khác nhau đến hiệu quả hoạt động và thành công của doanh nghiệp. Đặc biệt, ở vai trò quyết định hoặc tham mưu về chuyên môn, các cấp quản lý trong doanh nghiệp sẽ không chỉ ảnh hưởng trực tiếp mà còn rất lớn đến khả năng gặp rủi ro của doanh nghiệp. Do vậy, các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp cần phải được đào tạo, hướng dẫn, cập nhật để có hiểu biết và nắm vững được quy định pháp luật trong lĩnh vực công việc phụ trách.

Một số lĩnh vực pháp luật mà các cán bộ cấp quản lý bắt buộc phải nắm bắt và cập nhật thường xuyên gồm: pháp luật doanh nghiệp; pháp luật hợp đồng; pháp luật về thương mại; pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội; pháp luật thuế; pháp luật về sở hữu trí tuệ.

Xây dựng và sử dụng hệ thống dữ liệu pháp lý doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp với ngành nghề hoạt động đặc thù của mình đều cần tập hợp và hệ thống đầy đủ các quy định pháp luật có liên quan, tạo thành thư viện pháp luật của doanh nghiệp để bất kỳ cán bộ, nhân viên nào cũng có thể truy cập và tra cứu thuận tiện nhất phục vụ công việc. Thư viện này có thể triển khai theo hình thức tủ sách pháp luật doanh nghiệp hoặc thư viện điện tử, hoặc cũng có thể sử dụng dịch vụ cung cấp văn bản pháp luật bên ngoài.

Ảnh minh họa

Thuê luật sư, thiết lập phòng pháp chế nội bộ: Tùy theo quy mô, nhu cầu và khả năng của mỗi doanh nghiệp, có thể cân nhắc việc thuê luật sư hỗ trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc xây dựng phòng pháp chế nội bộ cho riêng mình hoặc phối hợp cả hai cách này. Đối với những doanh nghiệp lớn hoặc có hoạt động kinh doanh có quy mô thì có thể thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ để cùng với pháp chế nội bộ hỗ trợ/kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp với phạm vi tương tác rộng, khả năng hỗ trợ kịp thời trong toàn hệ thống.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều vấn đề rủi ro pháp lý khác nhau, nhưng tựu chung lại thì những loại rủi ro pháp lý ấy đều xuất phát từ hai nguyên nhân chính là chủ quan và khách quan và đều có khả năng gây ra những hệ lụy khó lường trước và không thể khoanh vùng hậu quả.