Cụ thể, từ ngày 01/7/2026, việc điều chỉnh mã đơn vị hải quan được thực hiện đối với các đơn vị Hải quan cửa khẩu, Hải quan ngoài cửa khẩu đã sáp nhập theo mô hình tổ chức mới, đồng thời thống nhất lại mã tại các trường hợp đang tồn tại nhiều hơn một mã hải quan.

Cán bộ hải quan hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện tờ khai nhập khẩu. Ảnh: TL

Mã đơn vị hải quan có thể hiểu là “mã định danh” của từng đơn vị hải quan trên hệ thống điện tử. Khi doanh nghiệp đăng ký tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu hoặc thực hiện các thủ tục liên quan như nộp thuế, hoàn thuế, quản lý hàng hóa, dữ liệu sẽ được ghi nhận và xử lý theo mã của đơn vị hải quan nơi làm thủ tục.

Việc khai đúng mã hải quan có ý nghĩa quan trọng bởi đây là thông tin đầu vào để hệ thống tiếp nhận, phân luồng, quản lý hồ sơ và theo dõi nghĩa vụ thuế. Nếu doanh nghiệp sử dụng mã đã ngừng áp dụng hoặc khai sai mã đơn vị, hệ thống có thể không tiếp nhận tờ khai hoặc phát sinh thêm thủ tục điều chỉnh, làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

Điểm đáng lưu ý là kể từ thời điểm triển khai, cơ quan hải quan sẽ không tiếp nhận đăng ký tờ khai mới theo các mã đơn vị hải quan cũ đã được điều chỉnh sang mã mới. Các mã cũ chỉ tiếp tục được duy trì để xử lý các thủ tục phát sinh liên quan đến các tờ khai đã đăng ký trước thời điểm chuyển đổi.

Do đó, đối với các tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu và tờ khai vận chuyển độc lập phát sinh từ ngày 01/7/2026 tại các đơn vị có điều chỉnh mã, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo theo mã đơn vị hải quan mới.

Để bảo đảm quá trình chuyển đổi diễn ra thông suốt, Cục Hải quan giao Chi cục trưởng các Chi cục Hải quan khu vực chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn cộng đồng doanh nghiệp cập nhật mã khai báo và hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh.

Đồng thời với việc chuyển đổi mã, toàn ngành Hải quan được yêu cầu rà soát, xử lý dứt điểm các tờ khai tồn, treo trên hệ thống trước ngày 01/7/2026. Với các hồ sơ thuộc diện hủy tờ khai, đưa hàng về bảo quản hoặc giải phóng hàng, cơ quan hải quan phải chủ động phối hợp với doanh nghiệp và các cơ quan liên quan để hoàn tất thủ tục đúng quy định.

Đối với các trường hợp chưa đủ điều kiện xử lý dứt điểm, các đơn vị phải phân công cán bộ tiếp tục theo dõi, đôn đốc hoàn thiện hồ sơ, không để xảy ra tình trạng bỏ sót sau khi thay đổi mã đơn vị.

Cục Hải quan cũng lưu ý, từ ngày 01/7/2026, các khoản thu ngân sách nhà nước, hoàn thuế, miễn giảm thuế và các thủ tục kế toán thuế sẽ được thực hiện theo mã hải quan mới; đồng thời yêu cầu rà soát, chuyển đổi dữ liệu liên quan đến tài khoản ký quỹ của doanh nghiệp chuyển phát nhanh để bảo đảm hoạt động liên tục.