Rõ quy định về hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể

Trong bối cảnh ngành thuế đang triển khai đợt cao điểm hỗ trợ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai và nộp thuế, những nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử và chứng từ tiếp tục nhận được sự quan tâm của người nộp thuế. Một trong những vướng mắc phổ biến được hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quan tâm là việc xác định chứng từ hợp lệ khi mua hàng hóa từ các đối tượng không thuộc diện xuất hóa đơn.

Đại diện cơ quan Thuế cơ sở 10 (Thuế TP. Hồ Chí Minh) thông tin, trường hợp hộ kinh doanh mua hàng của hộ kinh doanh có doanh thu từ dưới 500 triệu đồng/năm không xuất hóa đơn điện tử, thì hộ kinh doanh mua hàng có thể lập "Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ" để lưu vào hồ sơ mua hàng. Trong đó, hộ kinh doanh lập "Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ" phải đảm bảo các nội dung sau: Thông tin người bán (tên người bán, địa chỉ, số căn cước công dân), thông tin hàng hóa (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền), phương thức thanh toán và chữ ký.

Ảnh minh họa

Đối với nghĩa vụ lập hóa đơn, quy định hiện hành phân loại theo ngưỡng doanh thu. Cụ thể, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ dưới 500 triệu đồng không được sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện thông báo tạm ngưng sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Việc tạm ngưng sử dụng không có nghĩa là sau này sẽ không được sử dụng hóa đơn điện tử nữa. Nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh thu lũy kế của hộ kinh doanh đạt mức trên 500 triệu đồng thì có thể thông báo tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng năm trên 500 triệu đồng và dưới 1 tỷ đồng thuộc đối tượng không bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đáp ứng điều kiện và có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế).

Riêng nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Cách xử lý khi lập sai hóa đơn

Trong quá trình kinh doanh, nhiều hộ kinh doanh bán lẻ còn "lúng túng", không biết phải xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng sau đó phát hiện sai sót như thế nào. Thông tin về nội dung này, đại diện Thuế cơ sở 10 (Thuế TP. Hồ Chí Minh) cho biết, hộ kinh doanh cần thực hiện xử lý theo từng tình huống cụ thể.

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác vẫn chính xác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn đã lập sai theo mẫu theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trường hợp có sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai phương án là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Với hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Còn với hóa đơn thay thế thì cần ghi rõ dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo Thuế cơ sở 10 TP. Hồ Chí Minh, trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu./.