Tổng cục Dự trữ Nhà nước đang tập trung đẩy mạnh việc áp dụng phần mềm tại các đơn vị cơ quan tổng cục. Ảnh: Đức Minh

Giải pháp quản lý văn bản trên môi trường điện tử

Theo ông Nguyễn Trần Duy - Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, thống kê và kiểm định hàng dự trữ (Cục CNTT), hiện nay Tổng cục Dự trữ Nhà nước (DTNN) đang chuẩn bị đưa phần mềm quản lý văn bản và điều hành vào vận hành chính thức, theo hình thức thuê dịch vụ (thay thế phần mềm eDocTC đã vận hành tại Tổng cục DTNN từ năm 2015).

Ông Nguyễn Trần Duy cho biết, việc triển khai phần mềm này vừa là yêu cầu cấp bách, vừa là xu thế để hướng tới mục tiêu chính phủ số. Phần mềm quản lý văn bản được xem là giải pháp toàn diện để lãnh đạo các cấp có thể quản lý, theo dõi, xử lý văn bản trên môi trường điện tử. Đặc biệt là việc áp dụng ký số và triển khai phiên bản mobile để hoàn thiện mô hình tổng thể với nhiều tính năng công nghệ hiện đại.

Được biết, phần mềm này đã được Tổng cục DTNN kết nối với trục liên thông văn bản ngành Tài chính và trục liên thông văn bản quốc gia. Phần mềm này đảm bảo công tác gửi, nhận văn bản giữa Tổng cục DTNN với Bộ Tài chính, cũng như các đơn vị trong và ngoài ngành DTNN được nhanh chóng, thuận tiện.

Bên cạnh triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, Tổng cục DTNN đã rà soát, chuẩn hóa và ban hành các văn bản hướng dẫn Quy trình xử lý văn bản điện tử; sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành trên cơ sở các chính sách, cơ chế chung của Nhà nước và của Bộ Tài chính. Việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản giấy nhằm giảm thiểu các bước/khâu xử lý chưa thực sự cần thiết trong công tác quản lý; xử lý, theo dõi xử lý văn bản tại mỗi đơn vị.

Đến nay, Tổng cục DTNN đã ban hành 6 văn bản quản lý nội ngành hướng dẫn cụ thể quy trình nghiệp vụ áp dụng trên các phần mềm ứng dụng. Điển hình như: Quyết định số 549/QĐ-TCDT về việc ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử áp dụng trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục DTNN.

Qua đánh giá của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục DTNN cho thấy, phần mềm mới tốt hơn, chạy ổn định, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý văn bản và điều hành của các cấp lãnh đạo. Các đơn vị triển khai phần mềm đã đạt được những bước tiến quan trọng trong cải cách quy trình xử lý văn bản điện tử; từng bước thay thế, luân chuyển xử lý văn bản giấy trong các hoạt động nghiệp vụ quản lý văn bản đến, đi, tờ trình; quản lý lịch lãnh đạo, theo dõi chỉ đạo, quản lý hồ sơ...

Tích hợp ứng dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng

Tổ chức đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành cho các đơn vị của ngành Dự trữ. Ảnh: Minh Hằng

Cục trưởng Cục CNTT Nguyễn Trần Duy nhận xét, việc triển khai tích hợp ứng dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng Chính phủ vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành đảm bảo tính xác thực trong gửi, nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Chính vì vậy, Tổng cục DTNN đã đẩy mạnh trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị, giảm thiểu thời gian, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, văn bản, góp phần thực hiện hiệu quả chính phủ điện tử của ngành Tài chính.

Qua thống kê, hiện nay 100% các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục DTNN đã tích cực triển khai ký số cá nhân, tổ chức trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành khi phát hành văn bản đi. Tổng cục DTNN đã thực hiện ký số được 48.711 văn bản đi.

Bên cạnh đó, Văn phòng Tổng cục DTNN đã tiếp nhận và vào sổ công văn đến trên môi trường internet, các văn bản giấy đã được scan 100% và xử lý điện tử, chuyển trình lãnh đạo văn phòng, trình lãnh đạo Tổng cục DTNN cho ý kiến và phân về các đơn vị xử lý văn bản đến. Văn thư các đơn vị thuộc Tổng cục DTNN tiếp nhận được văn bản đến trên phần mềm.

Với văn bản đến, các chi cục DTNN thực hiện cập nhật đầy đủ dữ liệu trên phần mềm theo quy trình đã được Tổng cục DTNN phê duyệt ban hành; đồng thời thực hiện ký số cá nhân, tổ chức đối với văn bản đi phát hành của đơn vị. Với văn bản đi, các đơn vị phát hành văn bản đi và ký số bằng phần mềm ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ. Các văn bản đến từ trục liên thông hoặc văn bản chuyển từ Tổng cục DTNN, cục DTNN khu vực được các chi cục DTNN tiếp nhận trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh hiệu quả của phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động dự trữ quốc gia, Tổng cục DTNN đang tập trung đẩy mạnh việc áp dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phiên bản Mobile tại các đơn vị thuộc cơ quan tổng cục; hoàn thiện triển khai các chức năng của phần mềm một cách đồng bộ, thống nhất, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý của Tổng cục DTNN theo tổng thể Kế hoạch chuyển đổi số quốc gia của Chính phủ và ban hành quyết định vận hành chính thức phần mềm.

Cục CNTT đã phối hợp với đơn vị nhà thầu phát triển các phân hệ của phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên nền tảng mobile: Phân hệ quản lý văn bản đến; Phân hệ quản lý tờ trình; Phân hệ quản lý văn bản đi; Phân hệ giao việc; Hồ sơ công việc và chuẩn bị nộp lưu trữ. Các phân hệ sử dụng trên nền tảng mobile chủ yếu được sử dụng để tra cứu văn bản, luân chuyển văn bản thông thường, không chuyển văn bản mật, không ký số văn bản trên mobile.